«Целый день прошел, а я ничего не сделала», «опять сегодня все профукала» — эти и еще миллион способов самоуничтожения знакомы мне не понаслышке. Но если с синдромом самозванца все еще борюсь, то с тайм-менеджментом давно подружилась. И хочу поделиться своим методом работы. Я убеждена, что каждая из нас делает миллион дел, да и мир спасает под шумок. Осталось только научиться это замечать.
Я пользуюсь двумя техниками одновременно. Совмещаю «Хрономентаж» и доску «Канбан». Как это работает?
Хрономентаж помогает мне распределить время. Я знаю, что рабочий день у меня 9 часов. Далее беру все задачи, которые есть, и пишу, сколько каждая из них занимает времени. Например, написать пост — 30 минут, создать презентацию — 2 часа, сочинить бриф дизайнеру — 30 минут и так далее. После чего формирую список дел в порядке срочности на неделю. Так как рабочая неделя это 5 дней, то всего мне нужно разделить 45 часов на задачи. Но при этом не пытаюсь впихнуть в одни сутки дел больше, чем на 9 часов.
Чем это помогает? Если не расписывать время на каждую задачу, есть все шансы попасть в ловушку — запланировал 1000 дел, а сделал 10. Чувствовать себе неудачником, а на самом деле быть «вау!». Потому что просто физически невозможно выполнить 1000 задач за день. Кроме того, наш мозг активно работает всего 5 часов. Даже рассчитывать задачи на 9 часов активного рабочего времени в день не совсем правильно.
Также советую фиксировать, сколько реально времени ушло на задачу. К примеру, я запланировала, что написание поста займет у меня 30 минут, а тема оказалось сложной, и он занял час. Это супер важно отслеживать. Ведь эти дополнительные полчаса могут сбить весь график, и вам снова будет казаться, что вы неудачник и ничего не успеваете в срок. Однако если отследить все эти моменты, то в следующий раз вы отдадите задаче не 30 минут, а 45, набросив 15 минут на возможный форс-мажор.
Канбан — японская схема, которая визуализирует рабочий процесс. Использовалась в компании Toyota. Слово «канбан» по-японски означает «рекламный щит, вывеска». Делается таблица из трех столбцов — «нужно сделать», «в работе» и «сделано». Все запланированные дела записываете в один из столбцов. На протяжении дня вычёркиваете задачи с одной колонки и перемещаете в следующую, исходя из их состояния.
Сколько столбцов будет в канбан — зависит от ваших задач. Например, столбец может представлять отдельный этап проекта или производственного цикла. Так метод позволяет отслеживать процесс работы.
Как я их совмещаю? Например, у меня есть большая задача на 5 часов. Сегодня я работала по ней только 2 часа. Соответственно я кратко описала, что делала, под этой задачей и оставила ее в столбике «в работе». Таким образом у вас всегда перед глазами будет актуализированный процесс работы. И такие мысли, как «я ничего за сегодня не сделала», исчезнут.
Эти две техники прекрасно уживаются как в командной работе, так во фрилансерской. Плюс они помогают ставить реальные дедлайны и определять объем задач исходя из прежнего опыта. Можете сильно заморочиться и сделать все в Google-таблицах. Но есть классные сервисы, которые уже все автоматизировали: JIRA и Trello.
И еще — если вы фрилансер, то когда вы начнете понимать реальный вес каждой задачи, вам будете легче определить стоимость своей работы.
Наш мозг постоянно получает миллион информации в день. Удержать все в голове просто невозможно. Использование различных техник помогает сфокусироваться и отслеживать собственную эффективность. Давайте замечать вместе, как мы каждый день спасаем мир!
Фото: @fundachristophersen
ВАМ ТАКЖЕ МОЖЕТ БЫТЬ ИНТЕРЕСНО
