Возможно, вы в спешке просыпаетесь по утрам, не завтракаете, опаздываете на встречи и совершенно не успеваете сделать то, что хотели и планировали. Нет? Тогда, наверное, не читайте дальше — вы уже сильно молодец. Но если ответ «да», то я поделюсь личным опытом обуздания непрекращающегося потока дел. Как же успеть все и не остаться с носом? Спойлер: никак, но попробовать стоит.
Я экстраверт-близнец-миллениал. Мне крайне сложно спланировать свой день или неделю, не говоря уже про новогодние резолюции и прочие списки дел. Моя почта и мессенджеры полны неоткрытых сообщений, а в мыслях постоянно проскакивает: «Черт, как я могла это забыть». Все это дико мешает в работе, творчестве и личной жизни. В один из загруженных дней, когда я ничего не успевала и моя голова закипала от дедлайнов, я решила менять ситуацию.
Нет, это не история из self-help книги, а я точно не коуч по личностному развитию. Я лишь делюсь своими факапами и путями их исправления.
Дэвид Аллен, автор системы GTD (Getting Things Done), говорит: «Мы должны избавиться от картинки в голове, что продуктивный и эффективный — значит зажатый, напряженный, у которого много работы». Во-первых, мне пришлось смириться с тем фактом, что всю поступающую за день информацию мой дружище-мозг просто физически не способен запомнить. Следующим делом я приняла еще одну малоприятную вещь: поток задач никогда не прекратится. Ответить на письмо, купить продукты, запустить рекламу, написать статью в блог, поговорить о повышении зарплаты, провести встречу в zoom... Момент, когда мы что-то забыли, оттянули или провалили дедлайн — стресс. Отсюда усталость и энергетическая опустошенность, хотя по факту дела-то не сделаны!
Составление списка дел на бегу по дороге в офис не работает. Я дохожу до середины (в лучшем случае), а время уже 19:00.
Философия такая: ничего не удерживать в голове. Как только я освобождаю мозг от постоянной рутины и стрессов в стиле «я забыла», у меня открывается возможность мыслить шире. Мыслить свежее. Креативнее. Мозг не для удержания информации, а для реализации наших целей, поэтому не нужно стараться усиленно все запомнить. Я не запомню. Вы не запомните. А голова так и останется подобна браузеру с десятками открытых вкладок — в режиме «тупить».
Тогда же я решила, что надо бы завести привычку выписывать все задачи в одно место. Пусть это будет список «Входящие» и буду выписывать без малого все. А потом уделять еще немного времени распределению всех задач по проектам и рубрикам: работа, дом, мечты, покупки, услуги и так далее. Кстати, если можно сделать что-то за 2 минуты, делайте сразу.
Так все важные дела остаются в системе, я ничего не упускаю и живу уже значительно спокойней. Здесь самое главное — выработать привычку вносить все-все из головы в свой inbox и освобождать карту памяти от ненужного мусора.
Плохая новость заключается в том, что без дисциплины система не сработает. Увы, в ней не будет смысла, если вы будете саботировать себя же.
Об инструментах для ведения дел можно написать книгу. Я выбрала Trello — программу для работы по системе Kanban. Здесь можно создавать команды, доски, в них списки, а в списках задачи. Это не сложно и не страшно. Я создала такие доски:
GENERAL 2020 — доска, где бережно хранятся все цели на этот год. Каждая цель соотносится к внутреннему списку по сферам жизни: здоровье, личное развитие, карьера, деньги и так далее. Также я обязательно разбиваю цели на задачи для их достижения. Это работает. Раз в месяц открываю эту доску и анализирую. Этот ритуал очень отрезвляет и напоминает, в каком направлении и темпе я двигаюсь. В этой доске у меня есть список «Мой 2020». Он включает в себя главные цели, желания, виденье, списки курсов и книг на год, чтобы наглядно и не забывалось.
TO DO LIST — самый мелкий масштаб задач и мой ежедневник, еженедельник, список дел и ручной ассистент. Это та доска, с которой я работаю каждый день. Здесь я создаю столбцы, а в них задачи. Например, столбец «Входящие» — это все, что хранится у меня в голове в течение дня. Любое задание, идея, хотелка — все сюда. Каждый раз, когда нужно что-то зафиксировать, я создаю карточку в столбце «Входящие», а позже разгребаю это по дням или по проектам. То, что выполнила — отправляется в столбец «Done». В конце недели перечитывать этот список — одно удовольствие. Это прибавляет уверенности в себе и служит колоссальной мотивацией для движения вперед по заданной траектории.
ПРОЕКТЫ — место для планирования работы по проектам. Оттуда копирую карточки в TO DO LIST и выполняю в течение недели.
ВДОХНОВЕНИЕ — доска для полезных материалов. Там есть списки книг, фильмов, блогов. Также храню разные чек-листы, гайды, pdf, пароли.
Совсем необязательно использовать именно Trello. Самоорганизовывайтесь в телефонных заметках, Evernote или любом другом приложении. Работайте с тем, что вам приятно и доставляет удовольствие, ведь планирование вполне может претендовать на роль медитации.
Я практикую такое ведение дел около полугода. Вначале мне было трудно перестроиться, заполнять «Входящие», планировать неделю и дни, вообще вспоминать о том, что я что-то где-то планирую. Практика показала, что если вы дружите с дисциплиной и регулярностью (я не особо), у вас все получится значительно быстрее.
Да, я все еще что-то забываю, что-то вылетает из головы и, конечно, я не идеально выполняю задачи из списков. Правда после того, как я начала трудиться над планированием и организацией своих дел, у меня угасло чувство, что я везде опоздала и провалила все дедлайны. При этом я не работаю больше по времени и у меня все так же 24 часа в сутках. Но, как говорят, идеальное — враг хорошего. С этим подходом к организации дел и себя меньше стресса гарантированно. Пробуйте и освобождайте свои мысли для свежего потока идей.
Фото: @vickyheiler
ВАМ ТАКЖЕ МОЖЕТ БЫТЬ ИНТЕРЕСНО
