5 советов, как сократить время на планирование

Недавно столкнулась с одной проблемой. Начинаю свой день за чашечкой кофе и постановкой задач — как и положено. Спустя два часа после пролистывания Instagram-ленты, ответов на вопросы клиентов в рабочих чатах, прокручивания панических мыслей о том, как ответить и кому, что делегировать, потому что у самой мало времени… Спустя два часа план на день не составлен, а в приоритет ставится та задача, что была получена одной из последних. Остальные — потом решу. Как вы понимаете, подход не самый эффективный.

Давайте разбираться. В чем же проблема?
 

1. Начинаю формировать список, но начинаю отвлекаться
2. Не вижу приоритеты
3. Заношу дела в разные места
4. Не успеваю зафиксировать задачи
5. Мне некогда планировать: клиенты видели, что я прочитала сообщение и ждут ответ прямо сейчас

Начнем с конца.

 

Решение для пункта №5

 

Суета — игрушка дьявола. Для того, чтобы качественно распланировать свой день, нужно две вещи: спокойное дыхание и ясная голова. Если подойти к делу в состоянии усталости, беспокойства или страха перед задачами, которые стоят и ждут за дверью, ничего не получится. 

 

Вроде известная всему миру и понятная мысль, а я все равно довольно часто сажусь за стол в состоянии «утро добрым не бывает» и выдавливаю из себя план на день. Спрашивала, читала, много думала и искала, как улучшить ситуацию — пришла к следующему: 

Вас кто-то торопит? От вас ждут ответ? Подождут.

 

Не надо стесняться просить коллег, клиентов, сотрудников, одногруппников подождать. Спокойно сообщаем, что вопрос принят к рассмотрению и вам понадобится время для того, чтобы обозначить самое оптимальное и эффективное решение. Если вы чувствуете, что собеседник находится в состоянии суеты, останавливаем его и напоминаем, что суматоха плохо влияет на качество работы и благодарим за понимание. 

 

Если собеседник выбил из колеи свои поведением — дышим: вдох 3 секунды, выдох 5 секунд. Повторяем вдох-выдох 20 раз.

Решение для пункта №4

 

Необходимо зафиксировать всю информацию в одном пространстве, в том месте, что «под рукой». Кстати, этот вариант подойдет для фиксирования и в течение рабочего дня.

 

Для тех, кто любит с телефона:

 

1. Google Tasks (IOS / Android)

 

2. Microsoft To Do (IOS / Android)

 

3. Заметки

 

Я выбрала эти три приложения потому, что они позволяют занести задачу в три действия: запускаем приложение → нажимаем кнопку + → записываем задачу. Заносим всю информацию на данном этапе в краткой форме. Не забываем зафиксировать ключевые слова в задаче, которые помогут вспомнить дальнейшие действия. 
 

Так себе пример: открыть последнюю статью, которую читала;

Нормальный пример: открыть статью на Tooligram про креатив в Instagram Stories. 

 

Кстати, чтобы приложения были всегда «под рукой», не забудьте поместить их на первый экран своего рабочего стола.

 

Для тех, кто любит записывать в блокнот:

 

Выделите себе одну страницу на каждый день чисто для того, чтобы с утра зафиксировать то, что накопилось. Главное — один день и все задачи в рамках одного листа. Выпишите свои дела, но только так, чтобы можно было потом разобрать.

Решение для пункта №3

 

По версии автора книги «Джедайские техники» Максима Дорофеева, которая мне близка, существует всего 4 типа входящих сигналов:
 

1. Задачи — решаем в течение дня
2. Проекты — нужно посидеть, подумать, разбить задачи по этапам
3. Встречи — зафиксировать отдельно: куда, когда, с кем и что
4. Информация — великие знания на будущее (интересные книги, статьи, курсы, видео)
 

Для пункта 3 «Встречи» сразу заносите данные по времени и ставьте напоминание в приложения Listbox (IOS) или Напоминания (Android). Простой интерфейс и будет очень настойчиво напоминать — не забудете.
 

Для пунктов 1, 2, 4 предлагаю использовать Trello. У него есть два плюса: доски и канбан.
 

Доска — это рабочая область, которую вы выделяете для своего проекта, и там по этапам выполняете свои задачи. Примеры досок: работа, посты в Instagram, учеба и так далее. 
 

Канбан — режим, который позволяет работать с задачами поэтапно. Один из основных наборов этапов для выполнения задач:
 

Сделать → В процессе → Сделано
 

Как только вам приходит задача, вы выбираете проект, добавляете ее (задачу) на первый этап, выставляете крайний срок. Как только вы получаете работу в новом большом проекте, создается доска. Например, теперь вы не только пишите посты в Instagram, но и начали снимать видео на YouTube.
 

Прекрасный гид-учебник по Trello по ссылке
 

Итого у вас всего три пространства, в которых вы:

– фиксируете все задачи (заметки на телефоне или блокнот)

– настраиваете напоминания для встреч (приложения, которые напоминают обо всем)

– упорядочиваете задачи в проектах и выполняете пошагово, контролируя каждый дедлайн

Решение для пункта №2

 

Возвращаемся в Trello. На каждом этапе в колонке можно менять порядок задач. Самые приоритетные наверх, или же их можно пометить красным цветом.

 

Если встал вопрос, каким образом разделить задачи по приоритетам, применяйте инструмент старый, но понятный — квадрант Кови. Матрица предлагает разделить задачи на 4 категории:

 

– важное / срочное — дела-пожары, где горят сроки. 

Пример: сильная зубная боль — идем к врачу. Делаем сразу!

 

– важное / несрочное — стратегические задачи. 

Пример: готовим коммерческое предложение к запуску нового продукта. Делаем после пожаров!

 

– неважное / срочное

Пример: позвонить и уточнить условия акции. Отложить ко второй половине дня или лучше делегировать!

 

– неважное / несрочное

Пример: посмотреть новый выпуск Юрия Дудя. Отложить на вечер перед сном. 

Решение для финального пункта №1

 

Планируйте в тихом месте или со спокойной музыкой в ушах и игнорируйте уведомления. Таким образом внешние триггеры до вас не доберутся. Да и вас самих скорее всего увлечет процесс работы с Trello и будет совсем не до Instagram.

Фото: @ropesofholland

ВАМ ТАКЖЕ МОЖЕТ БЫТЬ ИНТЕРЕСНО